Wenn ihre Mitarbeiter um ein Zwischenzeugnis bitten, bekommen viele Vorgesetzte die Panik: Ah! Ein Zwischenzeugnis! Der/die geht! - Und dann geht in vielen Fällen die Vermeidungs- und Verzögerungstaktik los: Man weigert sich. Man "überhört" oder "vergisst" die Bitte um das Zeugnis. Man schiebt, weil es momentan terminlich so gar nicht passen will. Oder man sitzt es aus.
Manchmal wird die Person sogar mit Nichtbeachtung oder schrägen Bemerkungen bedacht.

Was soll das eigentlich?

Gründe für ein Zwischenzeugnis

Ja, ein Grund kann sein, dass sich jemand umorientieren möchte und das Zeugnis für Bewerbungen braucht. Es kann aber genauso gut sein, dass

- Ihr Mitarbeiter eine neue Stelle innerhalb der Firma übernimmt und für die bisherige Aufgabe ein Zeugnis möchte,

- es einen ChefInnen-Wechsel gibt und der Mitarbeiter vom bisherigen Vorgesetzten beurteilt werden möchte,

- es in Ihrer Firma oder in der entsprechenden Abteilung eigentlich kein oder nur wenig Feedback für den Mitarbeiter gibt und er/sie auf diesem Weg mal wissen möchte, wie sie die Leistung eigentlich einschätzen,

- ein Mitarbeiter schon sehr lange im Unternehmen ist (und auch plant, weiterhin zu bleiben), aber angesichts der verschiedenen Aufgabenbereiche, die er innehatte, nunmal einen Teil der Karriere in Ihrer Firma belegt haben möchte.

Besonders Letzteres ist ein sehr wichtiges Argument: Da ein Zeugnis zwei A 4-Seiten nicht übersteigen sollte, wird der Platz ziemlich eng, wenn wir über viele Jahre Betriebszugehörigkeit sprechen.

Rechtliches: Natürlich gibt es bestimmte rechtliche Vorgaben, nach denen ein Mitarbeiter in bestimmten Fällen das Recht auf ein Zwischenzeugnis hat. Ich rate in jedem Fall, nicht ein Paragraphengezerre zu veranstalten: Wenn jemand aus Ihrer Belegschaft ein Zwischenzeugnis haben möchte, dann nehmen Sie diese Bitte einfach an. Ihr Mitarbeiter hat schon seine Gründe. Über die Sie am besten nicht spekulieren, sondern danach fragen!

Reden Sie mit Ihrem Mitarbeiter!

Die meisten Menschen scheuen sich davor, ein Zwischenzeugnis zu beantragen. Fast immer, weil sie befürchten, man könne annehmen (oder merken), dass sie sich woanders bewerben. Darum ist - selbst wenn ganz andere Gründe vorliegen - der Gang zum Chef für viele ein Horror.

Als guter Chef nutzen Sie den Anlass, um mit dem Mitarbeiter zu sprechen: Vereinbaren Sie einen persönlichen Termin, wo Sie in Ruhe darüber reden. Dabei geht es natürlich nicht um ein Verhör, sondern darum, Ihren Mitarbeiter darin zu bestätigen, dass die Anfrage völlig normal ist - und es keinen Grund für Befürchtungen gibt (natürlich nur, wenn das auch der Fall ist!).

Wer hier (ehrlich gemeint!) gut und offen reagiert,

- beeindruckt seine Mitarbeiter positiv (in der Regel erfahren auch ein paar Kollegen, wie gut der Chef reagiert hat)

- erfährt die tatsächlichen Gründe und kann entsprechende Maßnahmen ergreifen (z. B. erfahren Sie vielleicht, dass Ihr Mitarbeiter nicht weiß, was Sie von seiner Leistung halten, und deswegen unsicher und auch unzufrieden ist),

- zeigt seinen Mitarbeitern, dass man mit allen Anliegen kommen kann, ohne Scheu oder Ängste.

Und wenn jemand wirklich weg will ...

Vielleicht erfahren Sie es im persönlichen Gespräch sogar ... wahrscheinlicher ist jedoch, dass es nicht so offen zur Sprache kommt (wobei das durchaus davon abhängt, wie gut Ihr Verhältnis ist!): Da will jemand tatsächlich weg.

Statt Paranoia zu schieben und die Tatsache zu ignorieren, ist es im Ernstfall auf jeden Fall sinnvoller und hilfreicher für alle Beteiligten, offen darüber zu sprechen,
- was die Gründe für den Wechsel sind
- und, wenn Sie den Mitarbeiter halten möchten, was sein müsste, damit der Mitarbeiter es sich anders überlegt.

Ich spreche als ehemalige Angestellte und auch als Chefin, wenn ich Ihnen sage, dass es in vielen Fällen um leicht aus der Welt zu schaffende Unzufriedenheiten geht: Manchmal sind es Missverständnisse, manchmal mangelnde Anerkennung oder auch nebulöse Vorstellungen von Perspektiven etc.

Wichtig ist, dass Sie Ihren Mitarbeitern offen begegnen mit dem Ziel herauszufinden, was Sache ist. Selbst wenn es zu einer Trennung kommt oder Sie keine Lösung finden, so profitieren Sie für Ihr Unternehmen und können eventuell wichtige Veränderungen in die Wege leiten.

Ihr Verhalten wiegt oft mehr!

Wie es so oft der Fall ist: Die Reaktion und das Verhalten einer Person wiegen mitunter mehr als die Sache selbst. So habe ich mit zahlreichen Leuten gesprochen, die erst so richtig demotiviert oder verärgert über ihren Chef bzw. ihre Firma waren, weil es zum Eklat kam oder ein Kasperltheater um ein Zwischenzeugnis gemacht wurde.

Wenn ein Mitarbeiter sich tatsächlich umorientieren möchte, wird er durch so ein Verhalten in einer Absicht nur noch bestärkt (und bestätigt, dass es besser ist, woanders hinzugehen).

Möchte sich ein Mitarbeiter jedoch gar nicht umorientieren, so bekommt das Verhältnis spätestens jetzt einen Knacks: Denn es wird ihm nicht nur unterstellt, dass er "eh kündigen will", sondern seine Bitte um ein Zeugnis wird entweder ausgeschlagen, ignoriert oder dem Mitarbeiter wird in sonstiger unschöner Weise begegnet.

Sehr häufig führt erst ein solches Verhalten dazu, dass es zu Demotivation und zu einem Bruch kommt.

Achtung: Auch das "Aussitzen" reicht da schon. Wer seinen Mitarbeiter immer wieder nachfragen lässt und hinhält, verhält sich unprofessionell und zeigt mangelnden Respekt - auch gegenüber der Person.

Wie Sie mit dem Zwischenzeugnis Ihre Leute motivieren

Meiner Ansicht nach verpassen viele Vorgesetzte große Chancen, wenn sie sich vor Zwischenzeugnissen scheuen und drücken: Denn sowohl durch die Art, wie Sie mit der Anfrage umgehen, als auch durch das Zwischenzeugnis selbst können Sie Ihren Leuten Feedback geben, und zwar schwarz auf weiß!

Ich gehe sogar so weit, Unternehmen zu empfehlen, von sich aus Zwischenzeugnisse zu schreiben - obwohl ein Mitarbeiter ein Zeugnis eigentlich anfordern "muss". Natürlich nicht einfach mal eben "out of the blue", sondern wenn ein aktueller Anlass besteht, also beispielsweise jemand intern wechselt oder einen neuen Vorgesetzten bekommt.

In diesem Zusammenhang ist auch zu erwähnen, dass es jede/r ChefIn ein Anliegen sein sollte, den eigenen Mitarbeitern von sich aus Zwischenzeugnisse zu schreiben, wenn eine eigene Veränderung (innerhalb des Unternehmens oder bei Kündigung) ansteht.

Natürlich sollen Zeugnisse aufrichtig formuliert sein. Nutzen Sie auch das Zwischenzeugnis dafür, guten Mitarbeitern mal offen zu bestätigen, wie gut diese ihre Arbeit machen und wie gern Sie sie im Team haben.

Sowas motiviert gewaltig - und bestätigt Ihre Mitarbeiter, an der richtigen Stelle zu sein. Und es kann auch dazu führen, dass Sie eine möglicherweise tatsächlich geplante Kündigung verhindern.

Letztlich ist ein Arbeitsverhältnis in vielen Punkten ähnlich wie eine Beziehung: Mit Vertrauen schaffen Sie eine gute Grundlage für ein langfristiges Zusammensein. Mit Misstrauen und Vermeidungsstrategien erreichen Sie das Gegenteil.