Zwei Verbesserungsprojekte für Ihr Team: Zeitdiebe und Hilfsbereitschaft

Eine sehr gute Sache ist es, wenn Sie als Chef/in sinnvolle Projekte anstoßen, durch die Ihre Mitarbeiter sich ganz konkrete Gedanken darüber machen, wie eine Sache beschaffen ist und verbessert werden kann.

Dadurch schaffen Sie nicht nur ein aktives und lösungsorientiertes Klima, sondern Sie arbeiten mit Ihrem Team gemeinsam daran, die Arbeitsbedingungen zu verbessern und ökonomischer zu arbeiten. Durch die Projektarbeit wird außerdem die Zusammenarbeit gefördert.

Hier zwei Projekte, die ich früher, als ich noch Abteilungsleiterin war, mit meinen Leuten durchgeführt habe. Lassen Sie sich inspirieren!
 

Für beide Projekte gilt:

- Gerade wenn Sie eigentlich keine Zeit haben, ist es umso wichtiger, dass Sie als Vorgesetzte/r Ihren Mitarbeitern klar machen: Wir müssen erstmal Zeit investieren, um hinterher mehr Zeit zu gewinnen. "Keine Zeit" darf nie der Grund - bzw. die Ausrede - dafür sein, dass man einfach immer weitermacht wie bisher.

- Stoßen Sie immer nur Verbesserungsprojekte an, wenn Sie sie auch wirklich konsequent bis zu Ende weiterverfolgen und die erarbeiteten Punkte auch umsetzen. Sonst wird so eine Projektarbeit schnell zur Arbeitsbeschaffungsmaßnahme und alle beteiligten Mitarbeiter erleben das Ganze als sinnlos oder fühlen sich im Extremfall sogar veräppelt.

- Nehmen Sie sich nie zu viel vor. Oft ist es an Ihnen, Ihr Team in dieser Beziehung zu bremsen. Gehen Sie also weder zu viele Projekte auf einmal an, noch nehmen Sie sich zu viele Schritte für die Umsetzung vor. Lieber kleine Schritte und die erstmal richtig etablieren und dann das Nächste.

- Setzen Sie einen klar umrissenen, engen Zeitrahmen, der aber realistisch ist, sodass die Projektarbeit tatsächlich in den Arbeitsalltag eingebaut werden kann. Projekte, die sich ziehen oder zu langwierig sind, klauen wiederum Zeit und Energie und laufen sich schnell tot.

 
1. Wo sitzen unsere Zeitdiebe?

Keine Zeit zu haben ist in fast jeder Abteilung ein großes Thema. Doch meist wird nur gestöhnt und nach bestem Gewissen vor sich hingerödelt. Oder aber es wird als Lösung nur "mehr Personal" ins Auge gefasst und, wenn das nicht möglich ist, resigniert.

Erarbeiten Sie in Ihrem Team die Zeitdiebe:

o Lassen Sie jedem Mitarbeiter einige Tage Zeit, um seine persönlichen Zeitdiebe aufzuschreiben. Stellen Sie die Aufgabe konkret:

- Was genau kostet mich am meisten Zeit?
- Wie schätze ich das ein: Ist es einfach ein zu langwieriger Arbeitsprozess oder handelt es sich um unnötige Störungen/Verzögerungen/Wartezeiten?
- Wie könnte hier Zeit gespart werden/gibt es bereits Verbesserungsvorschläge?
Wenn ich noch keine Idee für eine Lösung habe: Worin genau sehe ich das Problem/wo denke ich, müsste man ansetzen, was Verbesserungen angeht?

Machen Sie Ihren Mitarbeitern anhand eines konkreten Beispiels klar, wie sie die Aufgabe differenziert durchdenken können. Sonst laufen Sie Gefahr, dass Mitarbeiter nicht weiterdenken, weil sie der Meinung sind, dass es eh keine Lösung gibt, oder dass als Lösungswege nur "mehr Personal" auf den Zetteln steht.

o Sehen Sie sich die aufgeschriebenen Zeitdiebe/Verbesserungen an. Wenn Sie im Team schon öfter Projekte dieser Art bearbeitet haben, können Sie einen fähigen Projektleiter bestimmen. Ist diese Art der Projektarbeit und internen Verbesserungen jedoch noch neu, dann empfehle ich Ihnen, das am Anfang federführend selbst zu machen. So können Sie Ihre Mitarbeiter gut dabei anleiten, konkret und konstruktiv dranzubleiben.

Ausnahme ist natürlich, wenn Sie selbst hier nicht so stark sind. Dann scheuen Sie sich bitte nicht, das einem Ihrer Mitarbeiter zu übertragen, der hier eine Stärke hat. Wichtig ist auch, dass der Projektleiter im Team anerkannt ist und die Mitarbeiter durch das Projekt "steuern" kann.

o Werten Sie die Bögen danach aus, welche Gemeinsamkeiten es gibt. Beachten Sie parallel aber auch einzelne Zeitdiebe (das heißt: gehen Sie nicht nur nach Mehrfachnennungen). Je nach Arbeitsgebiet können sich Unterschiede ergeben. Und es kann auch sein, dass einzelne Mitarbeiter einen wichtigen Zeitdieb genannt haben, der generell besteht, an den die anderen einfach nicht gedacht haben.

o Manchmal gibt es bereits sehr gute Analysen und praktikable Verbesserungsvorschläge. Manchmal sind es nur Ansätze, mit denen man hervorragend weiterarbeiten kann.

o Gehen Sie mit der Auswertung und weiterführenden Fragestellungen, die sich aus der Auswertung ergeben, in ein Teamgespräch. Stellen Sie die Hauptnennungen und wichtigen anderen Punkte vor. Haben Sie bereits eine Lösung für Kleinigkeiten, die leicht und vielleicht sogar sofort umsetzbar ist (häufig betreffen die Zeitdiebe auch das ganz normale Verhalten unter Kollegen), zögern Sie nicht, das sofort gemeinsam umzusetzen.
Setzen Sie das Team - oder auch gezielt einzelne Mitarbeiter - darauf an, für etwas komplexere Verbesserungen Lösungsvorschläge auszuarbeiten.

2. Was heißt Hilfsbereitschaft konkret?

In so gut wie jedem Team - der Gruppe, der Abteilung oder dem gesamten Firmenteam - hapert es untereinander, manchmal hin und wieder und in mancher Atmosphäre leider permanent. Umso wichtiger ist es, das zu thematisieren.

Besonders in puncto Hilfsbereitschaft und Kollegialität unterscheiden sich die Erwartungen ganz erheblich: Der eine findet, dass man ungefragt beim anderen mithelfen solle - der andere sagt: "Wieso? Wenn ich gefragt werde, helfe ich gerne, aber wenn niemand was sagt, dann mache ich sicher nichts von mir aus." Wieder andere sind sauer, wenn sie unter dem Oberbegriff der Hilfsbereitschaft jemandem permanent hinterherarbeiten sollen, der seine Arbeit zu langsam oder nachlässig macht.

Um die Zusammenarbeit zu fördern, unnötigen Zwist zu vermeiden und vor allen Dingen jeden für das vielschichtige Thema Hilfsbereitschaft zu sensiblisieren, empfiehlt es sich, im Team über Hilfsbereitschaft zu sprechen.

Wenn Ihre Abteilung sich komplett für eine Stunde ausklinken kann, dann setzen Sie sich mit dem gesamten Team zusammen. Wenn das wegen des Alltagsgeschäftes nicht geht, kein Problem: Dann teilen Sie Ihr Team in zwei (oder je nach Größe mehrere) kleinere Gruppen auf. Wichtig ist, dass die Gruppen so geteilt sind, dass in der Stunde, wo Sie weg sind, das Alltagsgeschäft reibungslos läuft und auch die Arbeitsbereiche der Abwesenden gut abgedeckt werden können. Und dass die jeweilige Gruppe so groß ist, dass man noch gut mit ihr brainstormen und jeden ansprechen kann.

Führen Sie dann zunächst ein Brainstorming durch: je nach Gruppengröße 10 Minuten oder eine Viertelstunde, in der jeder reinruft, was er mit "Hilfsbereitschaft" verbindet. Am besten schreiben Sie selbst mit und bitten einen weiteren schnell und deutlich schreibenden Mitarbeiter, auf der Flipchart mitzuschreiben. Die Bögen mit den bisher genannten Begriffen sollten für alle gut sichtbar aufgehängt werden, damit man sich durch bisher Genanntes inspirieren lassen kann.

Sie kennen ja die wichtigste Brainstormingregel: Nicht diskutieren, nicht kritisieren, nicht kommentieren, sondern jeden Beitrag aufnehmen und erstmal sammeln-sammeln-sammeln. In der Regel stockt es nach einiger Zeit. Halten Sie sich als Moderator zurück, seien Sie still, konzentrieren Sie sich auf die schon beschriebenen Blätter, nehmen Sie selbst genau auf, was schon dasteht, denken Sie mit - und lassen Sie genau diese Zeit auch Ihrem Team. Wenn es länger still ist, können Sie die zweite Gedankenwelle anregen, indem Sie fragen: "Was noch ...?", "Was gehört noch zu Hilfsbereitschaft ...?" - und dann immer schweigen und den Gedanken und neuen Begriffen Raum lassen. Dadurch kommt ganz sicher nochmal eine zweite Gedankenwelle.

Wenn das Brainstorming abgeschlossen ist, führen Sie im Gespräch die Dinge zusammen, die zusammengehören (am besten mit farbigen Stiften/Symbolen markieren). Sortieren Sie. Hinterfragen Sie und leiten Sie daraus eine Diskussion ab, in der Ihre Mitarbeiter konkreter ausführen, was gemeint ist, und auch darüber sprechen können, wo es ihrer Meinung nach Missstände gibt.

Sofern Sie in unterschiedlichen Gruppen gearbeitet haben, führen Sie die beiden Ergebnisse zusammen (oder wiederum ein fähiger Mitarbeiter, der das als kleines Projekt übernimmt) und erstellen Sie auch eine schriftliche Zusammenfassung, damit sich jeder im Alltag daran erinnern kann.

Die Diskussion und die schriftliche Präsentation der Ergebnisse dienen der Sensibilisierung: Einzelnen Mitarbeitern wird bewusst, dass sie beispielsweise einfach aktiv um Hilfe bitten sollten. Es kommen aber natürlich auch Aspekte offen auf den Tisch, wo es hakt oder vielleicht sogar Knatsch gibt. Das ist dann natürlich der Anlass, über das Gespräch hinaus individuelle Lösungen zu suchen und umzusetzen. Das ist eine Gelegenheit für Sie als Chef/in, nicht nur in Sachen Lösungsorientierung, sondern auch in puncto Kommunikation ein tolles Vorbild für Ihre Mitarbeiter zu sein.

"Was lernen wir daraus?"

Ganz generell ist es eine schöne Sache, im Team die Mentalität des "Was lernen wir daraus?" zu etablieren. Ob es sich um Fehler eines Einzelnen handelt, ob eine Arbeit oder eine Kundenkommunikation schief gelaufen ist oder ob ein Kunde abgesprungen ist: Regen Sie Ihre Leute dazu an, dass sie sich nicht unspezifisch ärgern oder eine schiefgelaufene Sache immer wiederkäuen, sondern dass sie sich - alleine und gemeinsam - fragen: "Was lernen wir daraus?"

Natürlich nicht als rhetorische Frage, sondern ernsthaft: Stellen Sie diese Frage laut und beantworten Sie selbst oder lassen Sie andere darauf antworten.

Das bringt nicht nur jeden zurück auf Kurs, sondern es fördert die Lösungsorientierung und zeigt, dass es Ihnen darum geht, aus Fehlern oder blöden Situationen konsequent und konstruktiv für die Zukunft zu lernen.