"Mein Chef/meine Chefin hat ja keine Ahnung von meiner Arbeit!" Diese Klage hört man ziemlich häufig. Natürlich kann man als Vorgesetzter nicht alles wissen. Aber grundsätzlich Einblick in die Tätigkeiten der eigenen Mitarbeiter zu haben, ist eine wichtige Voraussetzung, um eine qualifizierte und kompetente Führungskraft zu sein.

Interesse haben und zeigen: ein zentrales Führungsinstrument

Natürlich ist es möglich, die Jobdescriptions der einzelnen Mitarbeiter zu lesen und sich so ein Bild zu machen. Doch abgesehen davon, dass selbst die beste Beschreibung nur bedingt die Realität wiedergibt, vergibt man so große Chancen: Denn Aufmerksamkeit und Interesse für die Mitarbeiter sind sehr wichtige Motivatoren und haben einen enormen Einfluss auf Arbeitsmoral, Qualität und Betriebsklima.

Eine wunderbare Möglichkeit, um Kontakt mit den eigenen Leuten aufzunehmen und zu pflegen, Interesse zu zeigen und Wertschätzung zu vermitteln, besteht darin, sich über die Arbeit und den Beitrag der einzelnen Mitarbeiter schlau zu machen.

Natürlich hängt es von verschiedenen Faktoren ab, wie intensiv Sie als Vorgesetzter Einblick gewinnen und haben können: z. B. von der Anzahl der Mitarbeiter und von der Komplexität der Aufgaben.
Aber es ist immer und jedem möglich, Grundsätzliches und Wesentliches über die Aktivitäten einzelner Mitarbeiter in Erfahrung zu bringen.

Es gibt verschiedenste Möglichkeiten und Gelegenheiten, sich mit den Aufgaben und Tätigkeiten sowie dem Arbeitsalltag der eigenen Mitarbeiter vertraut zu machen. Hier ein paar Beispiele:

- sich Aufgaben und Tätigkeiten von den einzelne Mitarbeitern erklären/zeigen lassen

Sie können Ihre Mitarbeiter an ihren Arbeitsplätzen besuchen und sie bitten, Ihnen eine kurze Einführung in ihren Arbeitsbereich zu geben.

- in Mitarbeitergesprächen darauf zu sprechen kommen

Sie können formelle Mitarbeitergespräche nutzen, um interessiert Fragen zu stellen und die einzelnen Mitarbeiter über ihre Aufgaben und Tätigkeiten berichten zu lassen: Wie ihr Arbeitsalltag konkret aussieht. Was sie an ihrer Arbeit gut finden und was weniger. Was ihnen leicht von der Hand geht und wo es Hindernisse/Schwierigkeiten gibt. Wo sie Unterstützung bräuchten - und welcher Art. usw.

- eine extra "Veranstaltung" initiieren

Sie können Einzelmeetings oder Teammeetings ins Leben rufen, in denen Ihre Mitarbeiter Ihnen ihre Aufgaben und Tätigkeiten präsentieren.

- selbst mal mitarbeiten

Das ist natürlich der allerbeste und schnellste Weg, um einen wirklichen und auch realistischen Einblick in die Arbeit zu bekommen. Wichtig ist natürlich, dass Sie sich mit Ihren Mitarbeitern absprechen - und Ihr "Reinschnuppern" so organisieren, dass Sie die Arbeitsabläufe nicht behindern. Mindestens genauso wichtig ist, dass Sie Ihre Leute mental darauf vorbereiten, sprich erklären, aus welchem Grund und zu welchem Zweck Sie mitarbeiten möchten - vor allem, wenn Sie bisher nicht einen sehr engen Kontakt gepflegt haben. Sonst kommen leicht Unsicherheit und Ängste auf.

Es darf nicht um Kontrolle gehen!

Unabhängig davon, auf welchem Weg Sie sich Informationen über die Arbeit Ihrer Mitarbeiter verschaffen möchten: Nur wenn es wirklich um Interesse und Verstehen-Wollen geht, wird die Sache positiv und gut ablaufen. Denn Mitarbeiter merken sehr wohl und sehr schnell, wenn es eigentlich um etwas ganz anderes geht.
Wenn es darum geht, Arbeitsabläufe und Mitarbeiter zu kontrollieren (auch das ist legitim und nicht an sich verwerflich!), dann ist es besser, die Karten auf den Tisch zu legen und ganz offiziell zu prüfen und zu kontrollieren.

Vorsicht vor "Eintagsfliegen"

Es ist sehr wichtig, dass Sie konsequent vorgehen und es auch wirklich meinen. Wählen Sie eine Variante (oder eine Kombination verschiedener Wege), die für Sie und Ihre Mitarbeiter am sinnvollsten ist und die Sie auch längerfristig in die Tat umsetzen können. Kaum etwas ist frustrierender und demotivierender, als wenn ein Vorgesetzter erst Interesse signalisiert - und die Sache dann im Sande verlaufen lässt.

Auf die Motivation kommt es an!

Vor einigen Jahren kam das so genannte "Management by walking around" in Mode. Und es zeigte sich sehr schnell, dass aufgesetzte und nicht wirklich gemeinte Aktionen sehr leicht kontraproduktiv sind. Denn die meisten Mitarbeiter merken intuitiv, wenn ihr Vorgesetzter sich nur deshalb bei ihnen zeigt und nach ihrer Arbeit erkundigt, weil "man das heute so macht". Das kann schlimmer sein, als wenn der Vorgesetzte sich überhaupt nicht blicken lässt.

Um sich selbst auf die Sprünge zu helfen und mit echter Motivation an die Sache heranzugehen, ist es sehr hilfreich, sich klar und bewusst zu machen, wie sehr Sie selbst davon profitieren und wie viel besser Sie Ihre Führungsrolle ausfüllen können, wenn Sie die Arbeit Ihrer Mitarbeiter kennen.

Hier ein paar Beispiele dafür, warum und wofür es sich lohnt:

- Sie lernen dazu und bauen Ihr Know-how über Aufgaben, Arbeitsabläufe und Zusammenhänge aus.

- Sie lernen sowohl die einzelnen Tätigkeiten als auch Ihre Mitarbeiter besser kennen.

- Die Tatsache, dass Sie als Vorgesetzter Interesse für die Arbeit und den konkreten Arbeitsalltag zeigen, kann sehr motivierend für Ihre Mannschaft sein.

- Sie bekommen/stärken Ihr positives Image als Führungskraft.

- Sie können Mitarbeitergespräche viel konstruktiver und besser führen, da Sie wissen, wovon Sie sprechen.

- Sie können Ihre Leute viel besser beurteilen und viel besser ein- und wertschätzen, was sie tun und leisten.

- Sie können Ihre Mitarbeiter Dritten gegenüber viel besser vertreten, z. B. bei Ihren eigenen Vorgesetzten, wenn es um Gehaltserhöhungen, Boni oder Incentives geht.

- Sie können viel gezielter und fundierter Feedback geben - sowohl was Lob als auch was Kritik angeht.

- Ihr Lob und Ihre Komplimente bewirken sehr viel mehr, weil Ihre Mitarbeiter sie wirklich ernst nehmen können.

- Ihr negatives Feedback und Kritik aus Ihrem Munde wird viel leichter und stärker angenommen, da Sie wissen, wovon Sie sprechen.

- Ihre Verbesserungsvorschläge und Ideen haben Hand und Fuß. Da Sie über die Arbeitsabläufe und Realitäten Bescheid wissen, können Sie Vorschläge ausarbeiten und einbringen, die wirklich durchdacht und sinnvoll sind. Abgesehen davon nehmen die Mitarbeiter viel leichter Anregungen (oder auch Anweisungen) von einem Vorgesetzten an, den sie aufgrund seiner fachlichen Kompetenz schätzen und zu dem es auch persönlich einen Draht gibt.

- Sie können den so wichtigen Blick von außen mit praktischem Insider-Know-how verbinden.
Das ist ein sehr großer Vorteil! Einerseits sind Sie nicht "betriebsblind", weil Sie weniger involviert sind als Ihre Mitarbeiter und deshalb distanzierter, kritischer und objektiver auf das Ganze blicken. Andererseits wissen Sie über grundlegende Interna Bescheid und sind kein abgehobener und theoretischer Berater.

Wichtig: Die Fachleute sind und bleiben Ihre Mitarbeiter!

Damit keine Missverständnisse entstehen: Weder sollen noch können Sie sämtliche Details kennen lernen und jede einzelne Tätigkeit so gut ausfüllen wie die jeweiligen Mitarbeiter. Es geht darum, dass Sie einen guten Überblick haben, die Zusammenhänge sehr gut kennen und den Beitrag des Einzelnen einschätzen können. Aber die fachlichen Experten sind und bleiben Ihre Leute!

Es ist sehr wichtig, dass Sie das nicht vergessen - und dass Sie Ihren Mitarbeitern immer mal zeigen, dass sie die Fachleute sind und wie sehr Sie das zu schätzen wissen. Zum Beispiel, indem Sie sie zu Rate ziehen, nach ihrer Meinung fragen und sie aktiv in Veränderungsprozesse einbeziehen.