Jaja, priorisieren, jaja, Dringendes und Wichtiges, jaja, Pläne machen ... alles richtig. Aber daran hakt's ja meistens nicht, wenn wir die Dinge nicht durchziehen.

Hier sieben selbst erprobte Tricks und Anreize, mit denen Sie Ihre To-Do-Liste schneller abarbeiten:

Für diese Taktik ist es besonders hilfreich, wenn Sie Ihre Aufgabenliste detailliert führen, also Aufgaben wirklich konsequent herunterbrechen und auch so aufschreiben. Denn dann haben Sie jederzeit eine Menge von kleinen Aufgaben, die nur einige Minuten dauern, parat und arbeiten so auch größere Brocken bereits nach und nach ab. Mehr zum Thema To-Do-Liste und herunterbrechen hier.

Positiver Nebeneffekt: steigende Produktivität. Sie werden schlichtweg schneller mit allem fertig.

- Wenn Sie eh die Steuer machen, können Sie bei der Gelegenheit ein System etablieren, mit dem Sie die Belege besser vorsortieren - und künftig davon profitieren.

- Wenn Sie eh diesen Kunden anrufen, um wegen der unbezahlten Rechnung zu fragen, können Sie bei der Gelegenheit gleich eine neue Dienstleistung anbieten.

- Wenn Sie eh eine Besprechung mit Kollegen X wegen dieser einen Sache haben, könnten Sie doch gleich Kollege Y dazu bitten und diese gemeinsame andere Angelegenheit direkt klären und vom Tisch bringen.

Positiver Nebeneffekt: Sie optimieren Ihre Arbeit!

- Sie schieben einen unangenehmen Telefonanruf auf? Was ist Ihnen daran so unangenehm? Was können Sie an Kommunikationsfähigkeiten ganz gezielt dabei beachten und üben?

- Sie müssen sich in ein neues Computersystem einarbeiten, haben aber keine Lust, weil Sie das alte so gut kennen und das Neue Sie ausbremst. Machen Sie sich klar, dass Sie nicht nur viel schneller arbeitsfähig damit sein werden, sondern dass Sie hier die Gelegenheit haben, sich neue Fähigkeiten anzueignen, die Ihnen keiner mehr nimmt (und die Ihnen nicht nur künftig im Arbeitsalltag helfen, sondern sich auch auf Ihrem Lebenslauf gut machen).

Positiver Nebeneffekt: Sie achten beim Abarbeiten Ihrer Aufgaben immer auch darauf, sich persönlich zu entwickeln. Das macht gerade unangenehme oder schwierige Aufgaben besonders interessant!

Wenn Sie eine sehr große Aufgabe zu bewältigen haben, dann stückeln Sie die Aufgabe in machbare Zeit-Inseln. Angenommen eine Sache braucht Ihrer Einschätzung nach 2-3 Stunden, so viel am Stück haben Sie aber nicht, dann machen Sie 20- oder 30-Minuten-Einheiten. Planen Sie diese fest ein und schotten Sie sich in dieser Zeit auch wirklich ab (Voice Mail anschalten oder, wenn Sie Kollegen haben, bitten, dass diese Ihnen für diese Zeit den Rücken freihalten).

Meistens sind die großen Aufgaben nicht so zeitintensiv wie man dachte und bei konzentrierten Zeitblöcken kommen Sie zudem viel schneller voran.

Positiver Nebeneffekt: Große Aufgaben blockieren Sie nicht komplett und führen damit nicht zu Aufgabenstaus.

Im Büro können Sie die gleiche Taktik anwenden: Nehmen Sie sich nicht nur Ihre Liste an Aufgaben vor, sondern bündeln Sie diese:

- Welche Aufgaben passen zusammen?

- Welche Aufgabe passiert besser vor der anderen (vielleicht weil Sie Leute anrufen müssen und diese gegen Mittag wahrscheinlich unterwegs sind)?

- Berücksichtigen Sie auch den "Lustfaktor": Vielleicht haben Sie ganz in der Früh noch nicht den Nerv, mit anderen Leuten zu reden, schreiben also zuerst dieses Angebot und beantworten jene zwei E-Mails.

- Was können Sie "in einem Aufwasch" erledigen?

- Was können Sie vielleicht sogar delegieren?

Ihr Blick soll gerichtet sein auf: "Was ist der kürzeste Weg, diese 5 oder 8 Aufgaben erledigt zu bekommen?"

Positiver Nebeneffekt: Durch das Zusammenzurren der Aufgaben sind Sie ganz automatisch zeiteffizienter - das schenkt Ihnen nicht nur Zeit, sondern bringt Dynamik rein.

Und jetzt kommen wir noch zu zwei Zeitsparern mit Spaß-Charakter: Den Wettbewerben mit sich selbst.

Dann ist die Aufgabe: Seien Sie schneller!

Beides natürlich ohne zu hektiken: Fehlerfreiheit ist oberstes Gebot!